Was ist Auditing? Besprechen Sie Art und Zweck.

Was ist Auditing?

Auditing ist eine objektive Prüfung und Bewertung eines Prozesses oder eines Qualitätssystems vor Ort, um dessen Compliance-Anforderungen sicherzustellen. Ein Audit kann für eine gesamte Organisation oder für eine bestimmte Funktion, einen bestimmten Prozess oder einen bestimmten Produktionsschritt gelten und kann intern oder extern von einem Dritten durchgeführt werden.

Gemäß der Definition in ISO 19011: 2011 – Richtlinien für die Prüfung von Managementsystemen ist eine Prüfung ein „systematischer, unabhängiger und dokumentierter Prozess zur Erlangung von Prüfungsnachweisen [Aufzeichnungen, Tatsachenerklärungen oder anderen Informationen, die relevant und überprüfbar sind] und zur objektiven Bewertung inwieweit die Prüfungskriterien [Richtlinien, Verfahren oder Anforderungen] erfüllt sind. “ Zur Erreichung des Prüfungszwecks können verschiedene Prüfungsmethoden angewendet werden.

Interne und externe Audits

Innerhalb einer Organisation wird eine Erstprüfung durchgeführt, um ihre Stärken und Schwächen anhand ihrer eigenen Verfahren oder Methoden und / oder anhand externer Standards zu messen, die von der Organisation verabschiedet (freiwillig) oder der Organisation auferlegt (obligatorisch) wurden. Eine Erstprüfung ist eine interne Prüfung, die von Prüfern durchgeführt wird, die bei der geprüften Organisation angestellt sind, aber kein berechtigtes Interesse an den Prüfungsergebnissen des geprüften Bereichs haben.

Ein Second-Party-Audit ist ein externes Audit, das ein Kunde oder eine Vertragsorganisation im Auftrag eines Kunden an einem Lieferanten durchführt. Es besteht ein Vertrag, und die Waren oder Dienstleistungen werden oder werden geliefert. Prüfungen durch Dritte unterliegen den Regeln des Vertragsrechts, da sie die vertragliche Weisung des Kunden an den Lieferanten vorsehen. Audits von Drittanbietern sind in der Regel formeller als Audits von Erstanbietern, da Prüfungsergebnisse die Kaufentscheidungen des Kunden beeinflussen können.

Eine Prüfung durch Dritte wird von einer von der Kunden-Lieferanten-Beziehung unabhängigen Prüfungsorganisation durchgeführt und ist frei von Interessenkonflikten. Die Unabhängigkeit der Prüfungsorganisation ist eine Schlüsselkomponente einer Prüfung durch Dritte. Audits von Drittanbietern können zur Zertifizierung, Registrierung, Anerkennung, Vergabe, Lizenzgenehmigung, Zitierung, Geldstrafe oder Strafe führen, die von der Drittorganisation oder einer interessierten Partei verhängt werden.

Phasen der internen Revision

Unternehmen sehen die Notwendigkeit interner Audits manchmal nicht als eine doppelte Anstrengung. Interne Audits sind in den meisten Fällen effektiver, da sie der Organisation mehr Informationen und in regelmäßigen Abständen liefern, anstatt auf die Durchführung externer Audits zu warten. Interne Audits ermöglichen es Unternehmen auch, sich auf Verbesserungsbereiche zu konzentrieren, anstatt Fehler zu finden, um ihre Abläufe zu rationalisieren und sie sicherer und effektiver zu machen. Es gibt 4 Schlüsselschritte im Prozess.

  1. Planen des Audit-Zeitplans – Zum Planen des Audits muss nicht nur das Datum für das Audit zugewiesen werden, sondern es muss auch sichergestellt werden, dass alle Schlüsselpersonen während des Audits verfügbar sind. Die meisten Mitarbeiter befürchten „unangekündigte“ Audits. Durch die Planung und Planung des Audits sehen die Prozessverantwortlichen dies als Zeit, um Verbesserungen an ihren aktuellen Systemen vorzunehmen. Die Erstellung eines Prüfungsplans ist eine gute Fortsetzung der Planung der Prüfung, da sie den Prüfungsumfang bestätigt und die Zeit für die Überprüfung der relevanten Prozesse festlegt. Ein Prüfungsplan wird entwickelt, um Zeit und Wert der Prüfung sicherzustellen.
  2. Durchführung der Prüfung – Ein Prüfer deckt während der Prüfung verschiedene Wege ab, die im Prüfungsplan festgelegt sind. Eine Eröffnungssitzung ist auch bei einer internen Revision unerlässlich, da dies den Kontext und den Schwerpunkt der Revision bietet. Der Auditor überprüft während des Audits Aufzeichnungen, befragt Prozessverantwortliche und Mitarbeiter, beobachtet Prozesse und sammelt wichtige wertvolle Informationen. Die Rolle der geprüften Stellen besteht darin, dem Prüfer den Nachweis zu erbringen, dass die Prozesse effektiv und planmäßig von ihren Systemen gemäß den einschlägigen einschlägigen Standards funktionieren. Der Prüfer wird versuchen, Bereiche zu ermitteln, die verbessert werden müssen, aber auch positive Rückmeldungen zu Bereichen geben, die einen Mehrwert für den Gesamtprozess darstellen.
  3. Berichterstattung über das Audit – Nach dem Audit und der Abschlussbesprechung berichtet der Auditor über Bereiche, die Aufmerksamkeit erfordern oder unterdurchschnittlich sind, sowie über Verbesserungen, die möglicherweise gegenüber dem vorherigen Audit vorgenommen wurden. Ein formeller schriftlicher Bericht wird in der Regel als Folge der Prüfung erstellt und an das entsprechende Personal verteilt. Durch die Identifizierung nicht nur der nicht konformen Bereiche des Prozesses, sondern auch der positiven Bereiche und potenziellen Verbesserungsbereiche profitiert die geprüfte Stelle von internen Audits, da sie fortlaufende Verbesserungen ermöglicht.
  4. Follow-up – Im Rahmen einer kontinuierlichen Verbesserung und gemäß den Anforderungen verschiedener Systeme und Standards ist das Follow-up ein kritisches Element des Prüfungsprozesses. Korrekturmaßnahmen und Verbesserungen sind Schlüsselaspekte bei der Durchführung von Audits, um sicherzustellen, dass die Problembereiche angesprochen und behoben werden. Es bietet auch die Möglichkeit zu sehen, wie sich das System im Laufe der Zeit entwickelt / verbessert hat.

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